Procedura zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę:
Na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024r. ( Dz. U z 2024r. Poz . 928) procedurę ustala się dla podmiotów prawnych:
FWR „Runotex” S.A. w Kaliszu, ul. Długosza 11
Runotex Produkcja Sp. z o.o. w Kaliszu, ul. Długosza 11
§ 1 Słownik pojęć
1. Działania następcze – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
2. Informacja zwrotna- informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
3. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba , która może doświadczyć działań odwetowych ze względu na pomoc sygnaliście.
4. Osoba , której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako sprawca naruszenia prawa lub osoba z nią powiązana.
5. Naruszenie prawa- działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
6. Sygnalista- osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego na warunkach określonych w procedurze oraz zgłoszenia zewnętrznego na warunkach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
7. Koordynator – osoba wyznaczona przez pracodawcę na podstawie specjalnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń.
§ 2 Zakres podmiotowy
W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:
a) pracownik,
b) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy , w tym także na podstawie umowy cywilnoprawnej,
c) osoby , które przestały świadczyć pracę ,
d) kandydaci do pracy ,
e) stażysta , praktykant
f) prokurent
g) akcjonariusz lub wspólnik
h) przedsiębiorca – usługodawca i dostawca , z którym pracodawcę łączy umowa
§ 3 Zakres przedmiotowy
1. Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dotyczących:
a) korupcji ,
b) zamówień publicznych ,
c) usług , produktów i rynków finansowych,
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami ,
f) bezpieczeństwa transportu ,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego ,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz ,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt ,
k) zdrowia publicznego ,
l) ochrony konsumentów ,
ł) ochrony prywatności i danych osobowych ,
m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
n) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej , jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej , w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych ,
p) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami powyżej.
2. Procedurę stosuje się również w przypadku zgłoszeń następujących nieprawidłowości :
a) naruszenie wewnętrznych , np.:
– regulamin pracy,
– procedura bhp;
b) naruszenie godności człowieka :
– mobbing ,
– dyskryminacja ,
– molestowanie seksualne.
– inne niewłaściwe zachowanie,
c) naruszenie powodujące straty pracodawcy :
– kradzież ,
– oszustwo ,
– ujawnienie tajemnic firmy ,
– niegospodarność ,
– marnotrawstwo ;
3. Kategorie nieprawidłowości wymienione w punkcie 2 zostały dobrowolnie dodane przez pracodawcę i będą podlegały wszystkim zasadom i regułom określonym w procedurze. Niemniej jednak , zgodnie z art. 3 ust.2 ustawy o ochronie sygnalistów , sygnaliści zgłaszający te nieprawidłowości nie będą uprawnieni do dokonywania zgłoszenia zewnętrznego ani ujawnienia publicznego .
§ 4 Sposoby dokonywania zgłoszeń
1. W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z wymienionych kanałów zgłoszeniowych
a) za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@runotex.pl
b) poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszenia naruszenia prawa dostępnego pod adresem: www.runotex.pl/sygnalista – wzór tego formularza stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury pobierz formularz tutaj
– tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobie przyjmującej zgłoszenie na kontakt z sygnalistą.
c) listownie , wysyłając na adres : Runotex Produkcja Sp. z o.o. ul. Długosza 11 62-800 Kalisz
na nazwisko Angelika Mazurek-Wiśniarek , z dopiskiem „Do rąk własnych . Nie otwierać” ,
– tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobie przyjmującej zgłoszenie na kontakt z sygnalistą.
d) spotkanie bezpośrednie
– sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem w godzinach 8.00-14.00
– spotkanie z koordynatorem odbywać się będzie w siedzibie firmy „Runotex” w pokoju nr 12
– do złożenia wniosku można wybrać jeden z powyższych kanałów zgłoszeniowych,
– spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,
– spotkanie zostanie udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg
– sygnalista będzie miał prawo sprawdzić , poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.
e) poprzez wypełnienie formularza i wrzucenie go do skrzynki , umieszczonej na korytarzu obok
pokoju 12 w siedzibie firmy Runotex.
§ 5 Wymogi dotyczące zgłoszenia
1. Informacje przekazywane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenia i będą podlegały niniejszej
procedurze , jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
a) prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzenie informacji zawartych w zgłoszeniu , ale musi mieć uzasadnione podstawy by sądzić , że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
b) kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą ,
c) kontekst nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 3 procedury
2 . Pracodawca nie toleruje fałszywych zgłoszeń – w stosunku do takich osób zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne .
3. Zgłoszenie powinno zawierać :
a) dane sygnalisty – imię , nazwisko , stanowisko ,
b) adres do kontaktu i preferowaną formę kontaktu ,
c) miejsce wystąpienia naruszenia – dział firmy
d) datę i czas wystąpienia naruszeń – konkretne daty , chronologia wydarzeń , długość trwania nieprawidłowości
e) źródło informacji o nieprawidłowościach – czy sygnalista jest bezpośrednim świadkiem , czy tylko słyszał o nich od innych
f) informację , czy już wcześniej zgłaszano opisywane nieprawidłowości
g) pytania pomocnicze dotyczące zgłaszanego naruszenia prawa:
Co się wydarzyło ?
Jaki był dokładny przebieg zdarzenia?
Kto jest sprawcą?
Jakie mogły być motywy sprawcy naruszenia?
Czy więcej osób brało w tym udział ?
Kto oprócz sprawcy mógł na tym skorzystać ?
Kto mógł wiedzieć?
Czy są jakieś osoby pokrzywdzone?
Co Twoim zdaniem sprawiło , że w ogóle do takiej sytuacji doszło?
§ 6 Koordynatorzy i poufność
1. Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów , a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu , pracodawca wyznacza i upoważnia koordynatora.
2. Informacja na temat upoważnienia koordynatora wraz z jego danymi będzie za każdym razem podawana do wiadomości w formie komunikatu zarządu.
3. Koordynator gwarantuje , że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą starannością , a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu.
4. Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby , która dokonuje zgłoszenia , osoby której dotyczy zgłoszenie , a także wszystkich innych osób , których dane pojawiają się w zgłoszeniu.
6. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom , które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania , po odebraniu od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy.
7. W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.
8. Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy , gdy jest to konieczny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym przez organy publiczne , bądź sądowym prowadzonym przez sądy , w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie , której dotyczy zgłoszenie.
§ 7 Komisja Wyjaśniająca
1. Do podejmowania działań następczych Prezes Zarządu powołuje Komisję Wyjaśniającą składającą się przynajmniej z 3 osób .
2 . Członkowie Komisji prowadzą postępowanie na podstawie upoważnień .
3. Członkiem Komisji nie może być:
a) zgłaszający – przekazujący informacje , będące przedmiotem wyjaśniania
b) osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby , której dotyczy zgłoszenie
c) osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy , których prawidłowość będzie przedmiotem badania
d) osoba , której udział w postępowaniu wzbudziłby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności
4. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Komisji mają prawo do :
a) dostępu do dokumentów i danych jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy
b) uzyskania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych
c) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki
d) dostępu do danych ze służbowych komputerów ( z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności , tajemnicy korespondencji i RODO )
e) dostępu do danych z monitoringu wizyjnego ( z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO)
f) dostępu do pomieszczeń jednostki w celu przeszukania i zabezpieczenia dowodów
5. Wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego , są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia , że wszystkie decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów i zebranych dowodów , a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń .
6. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport końcowy , który zawiera opis ustalonego stanu faktycznego , w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny , zakres i skutki nieprawidłowości oraz osoby za nie odpowiedzialne.
7. Wraz z raportem końcowym Komisja załącza propozycje dalszych działań, którymi mogą być :
a) zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań ( w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia) ,
b) przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem ,
c) upomnienie pracownika , pozbawienie premii itp.
d) zmiany lub rotacje na stanowiskach ,
e) wnioski prewencyjne ,
f) zmiany w wewnętrznych procedurach ,
g) podjęcie działań cywilnoprawnych , dotyczących np. zawartych umów , naprawienia szkody , wypłacenia odszkodowania ,
h) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego ,
i) złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu przestępstwa ( w przypadku zgromadzenia dowodów)
j) poinformowanie właściwych służb ( w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów)
8. Raport końcowy zostaje przekazany koordynatorowi , który zamyka procedurę i przekazuje jej wynik sygnaliście w informacji zwrotnej .
§ 8 Działania następcze
1. Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:
a) rejestracja zgłoszenia
b) weryfikacja zgłoszenia
c) potwierdzenie dla sygnalisty – w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia fakt przyjęcia zgłoszenia
d) informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynator przekazuje sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu , bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań
e) zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń
§ 9 Zgłoszenie zewnętrzne
1. Sygnaliści mogą dokonać zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej procedurze.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez :
a) Rzecznika Praw Obywatelskich
b) inne organy publiczne
c) instytucje , organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej
3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych obowiązuje od 25 grudnia 2024r.
§ 10 Obowiązywanie procedury
1. Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 na podstawie wydanego Zarządzenia Zarządu Spółki z dnia 24.09.2024 roku.
2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy tworzącej stosunek pracy.
